Shadow Investigation – Investigação Sombra

Is it to eat? Is it to drink?

Nos dias atuais, os temas de prevenção e investigação de fraudes tem estado na pauta de praticamente toda reunião de diretoria / conselho de administração. É um tema que, especialmente no Brasil, preocupa as companhias e seus administradores e acionistas,  assim, o que esperar dos auditores neste sentido?

Pelo lado dos auditores podemos dizer que a preocupação “depende”. E depende de diversos fatores e podemos aqui listar alguns:

• A companhia é aberta? SEC ou CVM? Regulada?
• Possui históricos anteriores?
• No caso de um incidente, há indícios de participação de executivos da alta administração? Se sim, esses executivos representam a companhia (emite carta de representação) para os auditores?
• O potencial impacto financeiro do incidente é relevante?
• O incidente pode caracterizar o descumprimento de alguma regulamentação e/ou lei – especialmente corrupção?

Se a resposta para algumas destas perguntas for “sim”, a probabilidade de o auditor exigir o acompanhamento da apuração por seus especialistas forense (shadow investigation / investigação sombra) torna-se bastante alta.

Dito isto, o auditor naturalmente considera outros fatores que podem impactar em sua avaliação:

• A companhia foi diligente, tempestiva no processo de resposta ao incidente?
• A companhia foi transparente e reportou tempestivamente ao time de auditoria o incidente?
• Possui um programa efetivo de prevenção a fraudes e corrupção?
• Possui um processo efetivo de resposta a incidentes, incluindo terceirização e garantia de independência em casos críticos?
• Possui seus riscos de fraude e corrupção, mapeados (especialmente de seus colaboradores, executivos e fornecedores)?
• Possui tecnologia Forense suficiente para responder ao incidente?
• Foi instaurado um fluxo de reporte a um comitê que tenha independência frente à administração da Companhia?

Neste sentido, uma vez indicado pelo auditor a necessidade de uma investigação independente e consequentemente de uma shadow investigation, serão abarcados para este acompanhamento os especialistas forense do auditor externo.

Uma dúvida muito comum neste processo é quanto à existência de eventual regra, legislação ou indicações de autoridades que demonstre a necessidade efetiva de o auditor abarcar estes especialistas nesta situação. Apesar de não existirem regras / legislações que explicitam efetivamente essa obrigação pelo lado do auditor, a análise de algumas regras que regem as atividades dos auditores externos, deixam essa necessidade um tanto mais clara.

A primeira é a regra básica de auditoria externa, na qual o auditor precisa opinar quanto aos números contábeis do cliente. Portanto, se há algum risco de que uma fraude, corrupção e/ou má conduta possa impactar as demonstrações financeiras, qualitativamente / quantitativamente, o auditor precisa, sob pena de não atender a sua obrigação básica, exigir que os fatos sejam averiguados por profissionais competentes. Assim, uma vez não sendo especialidade do auditor externo a execução de investigação de fraudes, e sim de seus especialistas forense, estes precisam ser envolvidos para acompanhamento da investigação. Para melhor ilustrar essa necessidade, é comum de forma análoga citar o envolvimento dos especialistas de impostos, onde, estes devem analisar o trabalho realizado pela administração e reportar sua avaliação ao time de auditoria. A diferença aqui é que os especialistas de impostos, usualmente, são orçados no momento do estabelecimento do contrato de auditoria, já os especialistas forense, salvo em raras exceções, usualmente não estão incluídos na cotação inicial, e por vezes, há a necessidade de contratação a posteriori, quando da existência de processos de investigação.

Destaca-se aqui normas brasileiras e internacionais e/ou indicações de autoridades que suportam a necessidade de shadow investigation:

Brasileiras:

• NBC TA 240 – Responsabilidade do Auditor em Relação à Fraude;
• NBC TA 250 – Consideração de Leis e Regulamentos na Auditoria; e
• NBC TA 620 Utilização do Trabalho de Especialistas)

Americanas:

·      Seção 10 A, do Securities Exchange Act of 1934, 15 U.S.C. 78j-1 – Audit Requirements

“(a1) procedures designed to provide reasonable assurance of detecting illegal acts that would have a direct and material effect on the determination of financial statement amounts;”

·      Interpretação de Howard Scheck (Chief Accountant, Division of Enforcement U.S. Securities and Exchange Commission) dependendo da situação, está pode requerer uma robusta shadow investigation pelo auditor:

“The situation, however, may call for an independent audit committee investigation with the hiring of outside counsel that is not the company’s regular counsel and the hiring of forensic accountants. The situation may also call for a robust shadow investigation by the auditor to ensure that appropriate remedial measures, including a restatement, occur — and that the firms’ National office, risk, or forensic functions are in the loop.”

·      Normas de auditoria emanadas do Public Company Accountanting Oversight Board – PCAOB

Tais normas determinam ao auditor independente da entidade auditada, a necessidade do envolvimento de especialistas, sendo uma prerrogativa do auditor, visando o suporte e provimento de evidências suficientes e apropriadas de auditoria, em conexão com a emissão de opinião em relação às demonstrações financeiras.

Cabe ressaltar que os especialistas do auditor não possuem e nem podem executar (sob pena de ameaça de auto revisão) o papel de investigadores, assim não é esperado que estes executem atividades de investigação, no entanto, quando necessário os especialistas forenses poderão, com base amostral, realizar atividades de forma independente para seu melhor entendimento e conclusões quanto ao alcance e resultados obtido pelos investigadores, mas não tem como objetivo reexecutar o processo de investigação.

A segunda dúvida muito comum, é quanto a extensão do processo de shadow investigation. Aqui, podemos dizer que este está diretamente associado ao risco e a preocupação que a má-conduta traz ao auditor. Quanto maior o risco medido pela empresa de auditoria, e maior a complexidade e criticidade da investigação, mais próximo ela precisará estar da investigação. Da mesma forma, a especialidade, experiência e independência do time de investigação poderá ser um fator também avaliado para definição desta abrangência.

No entanto, há um consenso comum entre os especialistas em shadow investigation é que este processo não deve se limitar a realização de reuniões para entendimento do andamento da investigação e a realização de anotações quanto aos procedimentos aplicados. Para que seu trabalho seja diligente e traga de fato valor ao time de auditoria, e também à companhia, o especialista forense precisa realizar questionamentos e entender se os procedimentos aplicados pelos investigadores seriam “os mesmos aplicados por seus especialistas forense se estivessem na posição de investigador”. Neste sentido, algumas perguntas / críticas (construtivas) precisam ser feitas ao longo do processo, por exemplo, se eu o investigador:

• Investigaria o mesmo período de tempo?
• Definiria os mesmos custodiantes? Foi realizado um time line dos executivos que passaram pelas posições chaves ao longo do período em escopo?
• Faria exatamente o mesmo nível de background check?
• Investigaria exatamente os mesmos processos de negócio?

(dentre outras similares)

A independência do investigador externo também deve ser um aspecto relevante a ser observado. Por exemplo: escritórios jurídicos que já prestaram serviços relevantes à Administração, podem não ter independência suficiente.

Adicionalmente, aspectos técnicos precisam ser revisados, como por exemplo, analisar se as ferramentas de tecnologia forense utilizadas são adequadas e estão de acordo com as práticas de mercado. Importante avaliar detalhes como os controles de cadeia de custódia, collection log, realização de backup e criptografia dos dados, recuperação de dados apagados, análise de tentativas e destruição de dados, dentre diversos outros aspectos que podem e devem ser analisados.

Da mesma forma, é importante entender se o investigador mapeou de forma efetiva (e independente) a lista (inventário) de equipamentos e dados de cada custodiantes, bem como documentações eletrônicas existentes em servidores, e-mail e de arquivos.

Paralelamente, espera-se que os especialistas tenham acesso a 100% dos documentos classificados como hot/relevants bem como a todo e qualquer redflag identificado pelos investigadores. Recomenda-se também que uma amostra dos documentos não relevantes seja avaliada pelos especialistas para que estes tenham o conforto de que o trabalho dos investigadores foi bem executado.

Estes procedimentos advêm da necessidade do especialista em reportar ao time de auditoria, eventuais riscos de impacto qualitativo ou quantitativo nas Demonstrações Financeiras (DFs).

Outro aspecto importante a se observar é se o investigador possui um controle efetivo dos redflags identificados por todas as frentes de trabalho, e quais ações de investigação foram tomadas para que se tenha razoável conforto que todos os esforços foram feitos para averiguação destes pontos de atenção.

Não obstante, e como um dos produtos mais importantes da investigação, é essencial que ao final haja uma análise dos achados e uma conclusão efetiva pelos investigadores, quanto a existência de potenciais impactos qualitativos e / ou quantitativos nas demonstrações financeiras. Há uma tendência de a administração esperar que o auditor indique se há algum impacto contábil, no entanto, o papel do auditor externo é entender e concordar ou discordar da avaliação realizada pelo investigador independente e/ou administração,  uma vez que essencialmente, o auditor externo não pode exercer o papel de administração, podendo assim ferir os critérios de independência.

Em resumo, pode-se verificar que uma investigação (especialmente as complexas e com potencial impacto nas demonstrações financeiras) precisa de especialistas de diversas áreas, tais como advogados, contadores, especialistas em riscos e processos, investigadores experientes e time com alto conhecimento de tecnologia forense, caso contrário, a investigação estará sob risco de não atender aspectos técnicos essenciais para conclusões confiáveis.

Não podemos esquecer que há conflitos e polêmicas nesses complexos casos de investigação. Em não raras vezes, as investigações independentes são lideradas por advogados, que com frequência procuram fazer uso do sigilo advogado-cliente para não conceder determinadas informações aos auditores e seus especialistas. O fato é, que cada dia mais, os auditores têm sido céticos quanto a esse posicionamento e assim tido dificuldade de conviver com esta restrição, pois com frequência, estas informações são relevantes qualitativa e/ou quantitativamente para as demonstrações financeiras. Desta forma, com objetivo de encontrar-se um meio do caminho, os advogados permitem que os profissionais de shadow investigation tenham acesso aos documentos sob sigilo, desde que estes se comprometam a não tirar cópia, fotografar ou realizar anotação na íntegra do conteúdo dos documentos, ou seja, o especialista precisa entender o conteúdo e anotar, com sua visão e suas palavras, os aspectos que julgar relevantes para execução de seu trabalho.

Em casos extremos de não flexibilidade pelos advogados quanto a liberação do acesso a esses documentos, se o auditor julgar essencial, este pode vir a tomar a decisão de não assinar as DFs ou mesmo classificar uma restrição de escopo, que no Brasil, pode gerar uma ressalva em seu parecer, mas que em outros países podem impedir o arquivamento das DFs, como é o caso para empresas SEC (abertas em bolsas americanas), podendo assim trazer consequências trágicas à companhia, como por exemplo descumprimento de cláusulas contratuais de empréstimos, obrigando a Companhia a quitar suas dívidas à vista em caso de não publicação de seu balanço. Como usualmente as companhias não possuem caixa para tal procedimento, pode levar à quebra da Companhia.

Por fim, espera-se que ao final da investigação seja emitido pelos investigadores um relatório final, devidamente assinado, que deve conter, com riquezas de detalhes:

• O que aconteceu?
• Quem esteve envolvido?
• Como tratar o problema; este item usualmente divide-se em dois:

a) tratar os impactos dos achados na companhia e seus tratamentos financeiros, contábeis em consequência a envolvidos;

b) ações de governança para que os problemas não voltem a acontecer.

Aqui temos outra polêmica com nossos amigos advogados – que por vezes entendem que o resultado pode ser apenas apresentado – porém, mais uma vez, pode haver discussões calorosas com a equipe de auditoria, que precisa de evidências arquivadas em seus papeis de trabalho.

Importante ainda ressaltar que, ao longo do processo, os especialistas forenses não emitirão à administração do cliente, qualquer tipo de relatórios que detalhem achados da investigação, esta é uma função dos investigadores. Seus relatórios detalhados fazem parte dos papeis de trabalho do auditor, que não podem ser divididos com terceiros. Assim, apesar de grande interação com os investigadores e cliente, seu reporte formal será exclusivamente a equipe de auditoria externa. Importante lembrar que o trabalho de investigação sombra é um trabalho independente, e portanto, os procedimentos a serem realizados (mais ou menos exaustivos) são definidos exclusivamente pelos especialistas forense em conjunto com seu time de auditoria e naturalmente, eventuais mudanças / ampliações de escopo dos investigadores, necessariamente impactarão na extensão dos trabalhos de shadow investigation.

Bruno Massard

Formado em Administração e Pós Graduado em Gestão Financeira, Controladoria e Auditoria pela FGV. Bruno possui mais de 14 anos de experiência em empresas multinacionais, voltada majoritariamente para governança corporativa / ambiente de controles, auditoria interna (SoX), gestão de riscos e prevenção e investigação de fraudes. Bruno atuou nas maiores investigações do país, onde exerceu funções tanto de investigador como de especialista forense em processos de shadow investigation.